Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht für die Gesamtschwerbehindertenvertretung mit Sitz am Fritz-Haber-Institut (FHI) in Berlin ab sofort eine*n

Assistent*in (m/w/d) für die Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung

befristet und in Teilzeit mit 19,5 Stunden / Woche

Ihre Aufgaben

Sie arbeiten für die Gesamtschwerbehindertenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft mit derzeit vier Stellvertreter*innen und werden diese bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen.

• Sie sind verantwortlich für die selbstständige verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung, Terminplanung und -organisation, Zusammenstellung bzw. Erstellung von Sitzungs- und Tagungsunterlagen, Unterstützung der Stellvertretungen)
• Sie führen selbstständig Verhandlungen mit Tagungsstätten zur Organisation von Arbeitsgruppensitzungen mit etwa zehn Personen und zweimal im Jahr Tagungen von bis zu circa 45 Personen
• Sie bereiten Ausschusssitzungen fachlich vor und organisieren selbstständig das Reisemanagement für die Teilnehmer*innen dieser Sitzungen
• Sie erstellen eigenverantwortlich Protokolle
• Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Gesamtschwerbehindertenvertretung und der Generalverwaltung der MPG

Ihr Profil

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen, idealerweise im Assistenzbereich
• Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Reisebereitschaft, auch zu mehreren mehrtägigen Dienstreisen pro Jahr
• Eigeninitiative und Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
• sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint, aber auch mit SharePoint
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der einschlägigen Regelungen und Gesetze, insbesondere des Schwerbehindertenrechts und des Bundesreisekostengesetzes, sind wünschenswert

Unser Angebot

• wir bieten Ihnen eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer renommierten Forschungsgesellschaft, ein gutes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit zur Fortbildung
• die Stelle ist an die Amtszeit der Gesamtschwerbehindertenvertretung gebunden und zunächst bis zum 31. Januar 2027 befristet
• wir bieten ein Arbeitsverhältnis in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) mit einer Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund, einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
• wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• wir bieten für einen Tag pro Woche die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Ihr Arbeitsplatz liegt in Berlin-Dahlem und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen
• wir bieten ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket an

Ihre Bewerbung

Sie sind interessiert? Dann bewerben Sie sich schnellstmöglich über unser Bewerbungsportal unter https://www.fhi.mpg.de/stellenangebote. Bewerbungen werden bis zum 11. Oktober 2024 entgegengenommen.

Das FHI und die Max-Planck-Gesellschaft legen großen Wert auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie ein freundliches Miteinander.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen qualifizierter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet wenden Sie sich bitte an Jürgen Pfarrherr unter pfarrherr@fhi-berlin.mpg.de.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!