Sekretärin (m/w/d)

Es ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im „Hoch- und Tiefbauamt“
zunächst befristet bis zum 31.12.2025
die Vollzeitstelle

„Sekretärin/Sekretär“ (m/w/d)

zu besetzen.

Dem Bauamt sind außer den originären Teilbereichen Hoch- und Tiefbau, die Städtischen Friedhöfe sowie die Bewirtschaftung der Straßenbeleuchtung zugeordnet. Neben den neun Beschäftigten im Bauamt sind weitere acht im Sachgebiet „Stadt- und Ortsteilentwicklung“, welches aufgabenbezogen als auch arbeits-organisatorisch einen engen Bezug zum Hoch- und Tiefbauamt hat, tätig.

Zu den Arbeitsaufgaben zählen vordergründig:

• Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben für das Amt „Hoch- und Tiefbauamt“ sowie zum Teil fürs Sachgebiet „Stadt- und Ortsteilentwicklung“, wie u. a.:
  • Abwicklung Telefon- und Postverkehr
  • Wahrnehmung von Kopierarbeiten, Archivierungs-, Ablagetätigkeiten
  • Bearbeitung von Arbeits- sowie Urlaubsmeldungen für die Mitarbeiter/innen des Sachgebiets 61 und des Amtes 65
  • Bestellen und Verwalten von Büromaterial
  • organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen
  • Terminmanagement für die Amtsleitung
  • Drucksachen des Sachgebiets 61 sowie des Amtes 65 nach Vorgabe schreibtechnisch erstellen
  • haushalterische Bearbeitung von Belangen für den Amtsbereich 65
  • amtsinterne Schreibdienste (z. Bsp. Aufträge, Rechnungen etc.)
  • Protokollierung von Beratungen sowie bei Bedarf von Submissionen
• Vergabe von Hausnummern
• Vergabe der Grabstellen in Abstimmung mit den Angehörigen auf der Waldruhestätte (inkl. Einmessung)
• Vertretung des/der “SB Friedhofsverwaltung“:
  • Abdecken der Sprechzeiten
  • Grabstellenvergabe
  • Unterhaltungsarbeiten gegenüber dem Dienstleister beauftragen bzw. vorhandene Arbeitsplanungen bei Bedarf anpassen
  • Aktualisierung des Trauerhallenaushangs

Was sollten Sie als Mindestanforderungen mitbringen?

• abgeschlossene Ausbildung in einem Büro-, Verwaltungsberuf (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestelle/r)
• routinierter Umgang mit MS-Office-Produkten (mindestens Word und Excel)
• ausgeprägte Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
• diskrete, verschwiegene Persönlichkeit
• eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise
• freundliches, selbstsicheres, pietätvolles Auftreten
• gutes Kommunikationsvermögen in deutscher Sprache in Wort und Schrift

wünschenswert sind:

• Praxiserfahrung bzgl. der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem

Arbeitszeit:

Vollzeit

Entgelt:

Die Stelle ist gemäß TVöD mit der Entgeltgruppe 5 bewertet.

Bewerbungsverfahren:

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerben Sie sich bitte bis zum 19.01.2025 bei der

Stadt Prenzlau
Personalwesen
Am Steintor 4
17291 Prenzlau 

oder per E-Mail an personalwesen@prenzlau.de  (PDF-Format, max. 20 MB)