Die Hansestadt Anklam stellt zum 01.11.2023 einen
Fachbereichskoordinator (m/w/d)
im Fachbereich Öffentliche Ordnung und Bürgerdienste ein.
Es ist eine unbefristete Vollizeitstelle.
Ihre Aufgaben:
Fachbereichsbezogene Koordination und Vorzimmertätigkeiten
- Terminkoordination und Büroorganisation
- Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs sowie das Weiterleiten der Post an die
zuständigen Mitarbeiter
- Telefonische und schriftliche Terminvereinbarung mit In- und Externen für den Fachbereichsleiter
- Elektronische Kommunikation
- Schriftgutverwaltung
- Entwurf und Erstellung fachbereichsspezifischer Formulare und Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben des Fachbereichsleiters
- Organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Protokollführung
- Einstellen von Pressemitteilungen des Fachbereiches Koordination der Aus- und Weiterbildung
- Steuerung des bedarfsgerechten Einsatzes der Auszubildenden und Praktikanten im Fachbereich
- Anmeldung und Koordinierung von Seminaren
- Nachweisführung der Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Fachbereich
Koordinierung der stellenübergreifenden Angelegenheiten der Haushaltsplanung des Fachbereiches
- Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Fachbereiches (Rechnungsbearbeitung, Überwachung des Zahlungseinganges)
- Aktivierung der Kassenanordnungen
Erledigung von Schreibarbeiten für den Fachbereichsleiter nach Vorgaben
- Korrespondenz mit Ämtern und Bürgern
- Beschlussentwürfe und Beschlussvorlagen
- Protokolle und Aktenvermerke
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement oder vergleichbare Abschlüsse
- Sie zeichnen sich durch eine gewissenhafte Arbeitsweise aus, sind teamfähig, organisiert
und verfügen über ein sicheres und bürgerfreundliches Auftreten
- Den sicheren Umgang mit Büroarbeits- und Kommunikationsmitteln sowie anwendungssichere PC-Kenntnisse setzen wir voraus
Wir bieten Ihnen:
- eine unbefristete Vollzeitstelle
- eine Vergütung nach TVöD entsprechend der Entgeltgruppe 6 Entgeltordnung VKA
- eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- Arbeit in Gleitzeit
- Arbeit im Homeoffice ist möglich
Bewerbungsfrist:
Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 17.09.2023 an:
Hansestadt Anklam, Zentrale Dienste, Markt 3, 17389 Anklam, Kennwort FBK Ordnungsamt oder per E-Mail an Il.koeppe@anklam.de
Verzichten Sie bitte auf Bewerbungsmappen und Folien, da die Bewerbungsunterlagen nach
Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens innerhalb von 3 Monaten datenschutzkonform
vernichtet bzw. gelöscht werden. Per Post eingereichte Bewerbungsunterlagen werden nur
zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
Bei Übersendung per E-Mail, fassen Sie bitte die Bewerbungsunterlagen in einer Datei im
PDF-Format zusammen. Die Übertragung erfolgt in unverschlüsselter Form.
Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht übernommen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b
und e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnah-
men, in Verbindung mit 8 10 Abs. 1 Datenschutzgesetz M-V.
Informationen zur DSGVO finden Sie unter: http://www.anklam.de/Rathaus/Ausschreibungen