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Assistenz der Leitung (m/w/d) in der Verwaltung

Assistenz der Leitung (m/w/d) in der Verwaltung

companyFreie Universität Berlin
location14195 Berlin-Bezirk Steglitz-Zehlendorf, Deutschland
VeröffentlichungsdatumVeröffentlichungsdatum: 8.5.2024
Vollzeit

FUB-IT – Verwaltung

Assistenz der Leitung (m/w/d)

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9b TV-L FU
Kennung: ADM-Assist-2023-01

Das sind wir:
Die im Südwesten Berlins gelegene Freie Universität Berlin nimmt international eine Spitzenstellung in Forschung und Lehre ein und gehört mit 35.000 Studierenden und 7.000 Beschäftigten zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Elf Fachbereiche, vier Zentralinstitute und acht Zentraleinrichtungen sind international gesuchte Kooperationspartner und stark in der Region vernetzt.
Die Zentraleinrichtung FUB-IT stellt als zentraler IT-Dienstleister der Freien Universität Berlin bedarfsgerechte Infrastrukturen und Lösungen für alle Anforderung rund um die IT in der Lehre, der Forschung und der Verwaltung zur Verfügung. Unser Anspruch ist es, exzellente Wissenschaft durch einen exzellenten Service zu unterstützen.

Aufgabengebiet:

Für die Unterstützung der Leitung der Zentraleinrichtung FUB-IT suchen wir eine*n Assistent*in des Leitungsteams.
Ihnen obliegt die aktive und selbstständige Unterstützung des Leitungsteams der FUB-IT bei operativen Aufgaben der Geschäftsführung. Sie verwalten, planen und koordinieren die Termine und nehmen allgemeine administrative Tätigkeiten wahr.
Sie führen und erledigen die Korrespondenz (telefonisch, schriftlich) und wirken am Layout und der Formatierung sowie orthografischen Prüfung von Texten und Berichten mit. Sie bereiten Sitzungen und Veranstaltungen (Terminkoordination, Protokollführung, Terminnachverfolgung, Erstellung von Präsentationsunterlagen etc.) vor und nach und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit und dem Veranstaltungsmanagement.
Im Personalbereich unterstützen Sie bei der Personalwirtschaft, der Personalgewinnung sowie beim On- und Offboarding von Beschäftigten und beantworten Mitarbeiteranfragen zu organisatorischen Themen.

Einstellungsvoraussetzungen:

Sie haben ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium der Verwaltungswissenschaft/ Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Studienrichtung oder den Abschluss des Verwaltungslehrgangs II bzw. als Fachbeschäftigte*r der Hochschulverwaltung oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten.

Berufserfahrung:

Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in der Verwaltung vorzugsweise in einer Universität.

Erwünscht:

Sie bringen Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie Kenntnisse in Verwaltungsvorgängen in einer Serviceeinrichtung einer Universität, Deutschkenntnisse mit dem Niveau C2 und verhandlungssicheres Englisch, Umfangreiche allgemeine MS Office-Kenntnisse (MS Excel, Word, Outlook), eine Strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit mit.

Unser Angebot / Ihre Benefits:

  • Ein spannendes Arbeitsumfeld mit außergewöhnlichen Anforderungen an die IT
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten
  • 30 Tage Urlaub/Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
  • Sichere Vergütung nach dem Tarif des öffentlichen Dienstes
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Umfangreiches Weiterbildungsangebot
  • Firmenticket

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 27.05.2024 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Michael Flachsel: bewerbung@it.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
FUB-IT
Verwaltung
Herrn Michael Flachsel
Fabeckstr. 32
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.